Para elaborar un manual administrativo,
cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases
o etapas se explican brevemente a continuación:
1.- Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de
trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser
conformado por un representante de cada una de las unidades
administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios
determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o
responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener
homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.
También en esta fase se establece cuáles
serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la
información para elaborar los manuales, así como el tipo de información
que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar
para la elaboración de los manuales.
2.- Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del
trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la
elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La
búsqueda de esta información se puede realizar mediante:
-
Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
-
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
3.- Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la
información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser
organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el
desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información,
pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
- ¿Qué trabajo o actividad se hace?
- ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
- ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
- ¿Para qué se realiza el trabajo?
- ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
- ¿Cuándo o en qué momento se hace?
- ¿Por qué se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de
análisis de la información y permiten conocer las actividades de la
institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que
se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la
institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
4.- Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y
la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo,
para ello se debe considerar:
-
La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
-
La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
-
El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.- Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual
administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los
responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual,
para que procedan a validar si la información presentada corresponde con
las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le
corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades
administrativas a las que va dirigido el manual.
6.- Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del
manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca
Institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda
comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel
institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.
7.- Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual,
es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades
administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios
lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la
práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser
incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de
proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de
la institución.
8.- Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones
periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de
las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se
mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.
excelente blog felicidades
ResponderEliminar10/10 el blog amigo, sigue así
ResponderEliminarExcelente
ResponderEliminarExcelente información..
ResponderEliminarX2
EliminarMuy buen aporte, estoy estudiando la maestría en administración en CDMX y me ayudo bastante este blog.
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