La Organización

La Organización:

1. Definición 1: Se refiere al establecimiento y agrupación de actividades y recursos necesarios que interactúen entre si a través de una coordinación horizontal y vertical para el cumplimiento de los objetivos contemplados en la estructura de la empresa.
2. Definición 2: Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

Elementos de la organización:

• Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
• Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.
• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

Principios de una organización:

1. Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.
2. Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.

Actividades necesarias para crear una organización:

• Integrar los objetivos y los planes.
• Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarquía.
• Definimos las necesidades de información y su flujo.
• Dotar de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN:

1. FORMAL: Es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. Ejemplo empresas privadas, bancos, universidades, familia.
2. INFORMAL: Son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.

OBJETIVOS DEL DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Debe diseñarse para determinar quien realizará cuales tareas y quien será responsable de que resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que resulta ante la confusión e incertidumbre respecto a la asignación de actividades y para tender redes en cuanto a la toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales

DISEÑO ORGANIZACIONAL:

En el diseño organizacional se define la estructura de una organización. La misma deberá permitir alcanzar metas y objetivos con eficacia y eficiencia; así mismo como gerentes debemos decidir como queremos coordinar las actividades de manera vertical como horizontal en cuanto al esfuerzo humano.

ASPECTOS EN EL DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

1. COMPLEJIDAD: La manera en como se hace la división del trabajo en una empresa. Entre mas niveles verticales habrá en la jerarquía y entre mas dispersas estén las unidades de la organización geográfica mas difícil o complejo serán las personas y actividades.
2. FORMALIZACIÓN: Se conoce como el grado que una organización depende de reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados.
3. CENTRALIZACIÓN: Donde se concentran la toma de decisiones. Por lo general es en los niveles más altos de una Organización. A menudo se busca la descentralización de manera de hacer mas flexible la toma de decisiones, evitando la burocracia.
4. La centralización tiende a concentrar la toma de decisiones en la cumbre de la organización. La autoridad se halla en cuanto no se delegue. La centralización absoluta en un individuo es concebible, mas implica la inexistencia de administradores subalternos y por tanto la falta de una organización estructurada, por ello se puede decir que todas las organizaciones presentan algún grado de descentralización.

Principios que guían el diseño de la estructura de la organización:

1. Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que dependen de la jerarquía del director y a su vez ejercen mando y control en los empleados de sus respectivas áreas.
2. Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección única encargada de definir los objetivos generales y estrategia de la empresa, ejemplo: el director o gerente general.
3. Principio de departamentalización: consiste en la agrupación de tareas y funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las diferentes relaciones de la empresa, ejemplo: departamento de finanzas, departamento de mercadeo y ventas,
   departamento de recursos humanos y departamento de producción.
4. Principio de comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado), y ascendente (de subordinado a superior).

 Importancia de la estructura organizacional de la empresa:

• Permite darle organización y control a la empresa.
• Ayuda a establecer estrategias y distribuir las responsabilidades para el logro de objetivos y metas.
• Define los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona.
• Fija líneas de autoridad y subordinación de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.
• La definición de una estructura organizacional dentro de una empresa nos va a ayudar a resolver las siguientes interrogantes: ¿Cómo se va a dividir el trabajo? ¿Cuáles son los niveles de administración? ¿Cómo se agrupan y se interrelacionan los distintos segmentos que integran la empresa? ¿Cuáles son los procesos que debe realizar la empresa? ¿Qué características tiene cada puesto? ¿Qué perfil necesita cada puesto?